2010年07月

7月はこれまでダントツ最高であった3月のお問合せ件数を超えました。

とてもありがたいことです。

一方、入塾者数は3月に一歩、届きませんでした。

つまり、入塾率が下がってしまいました。

6月までは9割を軽く超え、説明を聞かれた方の殆どが入塾されました。

それが今月はそうはいきませんでした。

それを検証してみますと、一言で言うと、オーバーワーク気味であったためだと考えています。

期首の予定通り、7月は少しはハードだとは感じていましたが、夏期講習の準備をしながら、授業の前後に三者面談を行う計画で、その通り、実践しました。

そのこと自体は、想定範囲でしたが、まさか、こんなにもお問合せが増えるとは思いませんでした。

通常ならステップアカデミーに興味を持ってお問合せを頂いた方には、できるだけ丁寧に説明をする時間を頂いていました。

それが、今月は三者面談を授業の前後に入れて時間がなく、説明が疎かになっていたことは否めません。

体験授業にしても、同じ時間に、2件3件としていた時もあり、私自身のフォローも行き届いていなかったと感じています。

せっかく、ステップアカデミーに興味を持て来て頂いた方に、十分に満足頂けなかったとしたら、申し訳ありません。

今後は、オーバーワークが解消できるような体制作りに着手していこうと考えています。

ステップアカデミーでは月4回受講して頂くことを基本としていますので、調整のため第5週目を休校にすることが多くあります。

昨日、今日も5週目だったため、夏期講習の昼間は授業をしていましたが、通常授業はお休みになっています。

この不規則性のためか、昨日も2人、今日も1人の生徒さんが間違って来てしまいました。

私としても、そういう事態にならないように、年度予定表を配布するとともに、休みの前日には全体メールで、休校の告知をしています。

これで万全の態勢を整えたつもりだったのですが、どうしても全員には伝わらないようです。

今後は教室の玄関前に大きく告知するなどの新たな対策をしていきたいと考えています。

今日は5週目ということで、通常授業はお休みで、夏期講習のみありました。

通常授業がないので、その時間帯を使って、8月2週目までの夏期講習の日程を作成することができました。

これも、講師の方が作成してくれた「支援システムSASUKE」のおかげです。

本当に感謝感激です。

ところで、人との縁は大切にしたいものですが、ステップアカデミーを開校以来、実にさまざまな尽力に支えられ、ここまで来れました。

特に講師の方々は、とても優秀で尊敬できる方々にお集まり頂き、生徒さんにもとても良い影響を与えています。

そして、講師としての仕事以外にも、今回のような、時間割の作成のシステムを考案して頂いたり、高度なデザインを駆使したチラシを作成して頂いたりと、あっと私も驚くようなお手伝いを前向きにして下さり、組織としての価値を高めて頂いています。

今後も、講師としてお越しいただいた方に、土曜日の管理を担当して頂く予定になっていたり、別の方には、煩雑になってきた事務上の仕分けのサポートを依頼させて頂きました。

これから今まで以上に魅力的な学習塾にするためには、沢山の方々のサポートがなくてはあり得ません。

一人ひとりの能力を最大限に生かし、魅力ある組織にしていきたいと考えています。

私が教室にいて、したくないのにしなくてはいけないことは「叱る」ことです。

「叱る」基準は他の生徒さんに迷惑をかける行為をする~多くは、おしゃべりです。

このところ、そのおしゃべりは殆どなくなり、いやな思いをすることがなくなっていました。

ところが、新しく入って頂いた生徒さんの中に、同じ学校の同じ学年の見慣れたお友達が沢山いたせいか、学校と同じ気分になったようで、おしゃべりをし始めました。

学校では日常的なことなのかもしれません。

他の塾でも結構許されているのかもしれません。

でも、ここでは授業中のおしゃべりはご法度です。

怒ることは決してしませんが、授業中のおしゃべりは絶対にいけないという決まりを覚えて頂くために、厳しく指導しました。

また、その際に、いくら注意しても聞き入れられない場合は、ここにはいられないということについても、厳しく伝えました。

その甲斐あってか、その後は、静かに勉強を続けてくれました。

叱られる側も愉快ではないでしょうが、叱る側も楽しいものではありません。

しかし、共通の目的で集まった場所で、その目的に害する行為をする人が出れば、誰かが、注意しなければいけません。

また、最初が肝心です。

最初だから良いか、と思って甘くしていると、後であの時は良かったのに、という、悪しき前例を作りだすことになりかねません。

最適な環境で勉強して頂くために、時には叱ることも大切ですね。

物事を取り組んで成功する秘訣の1つは決して諦めないことだという話しがラジオから流れてきました。

確かに諦めたときに負けが確定するのです。

教室運営をするにあたっても諦めないで、粘り強くいろんな角度で取り組んでいくうちに、駄目だと思っていたことがいつの間にか切り口が見え、良い方向へ導かれることが何度もありました。

生徒さんたちにも、この「決して諦めない」気持ちを強く持って勉強に取りかかって欲しいと考えています。

成績急上昇で志望校を数ランクアップさせるにはこの「決してあきらめない」という強い気持ちが大切だからです。

そのためにも、私自身が生徒さんの良い見本となるように、「決して諦めない」強い気持ちで教室運営を行い、最高にして最良の学習塾を作っていきたいと考えています。

これからの短期的な最大な課題は私の業務の分散化です。

いつの間にか今の仕事量は一人で賄うには多くなり過ぎてきたようです。

適正な業務量でないと良いサービスは提供できません。

ステップアカデミーに期待して入って頂いた生徒さん一人ひとりに、100%以上の満足感を常に持って頂くためにも、欠かせないことです。

もちろん、ただ他の人に丸投げする気はありません。

最大かつ最高の効果を見込めるように創意工夫し、私が担当するよりも効率が上がるようにしていくようにしていくつもりです。

「ホームページに夏期講習の受付が終了しているとあったので残念でした」

「え~、何のことですか」と思わず聞き返してしまいました。

その時、初めてステップアカデミーのHPトップに「受付は終了しました」 (10/07/10)と記載されているのを初めて知りました。

この日付の前日、確かに私のブログで塾生の夏期講習の締切りについて話題にしました。

それを読んで、ホームページ担当者の方が気を回して記載して頂いたのでしょう。

これだけステップアカデミーのことを理解して頂いているはずの方でさえ、間違ってしまうのですから、私の説明が悪かったのでしょう。

塾生に対して締切日を設けているのは、講習直前になって沢山の申し込みを頂いては対応できないからです。

決して、満員御礼で受付を終了してしまったわけではありません。

まだまだ大募集中です。

ステップアカデミーの夏期講習は回数も、日程も、時間も、教科も自由に選べるようにしています。

しかも、お盆休みもありません。

部活動などで忙しく、なかなかスケジュールの調整がつかないので、とても使いやすいという声をよく頂いています。

これからでも十分に間に合いますので、気軽に声をかけてくださいね。

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今日、画像の掲示が教室のある4階から上がる階段の途中に掲げられていたのに気がつき、びっくりしました。

何やら、とんでもないことをしている生徒さんがいるのではないかとピーンときたからです。

早速、5階の責任者の方に状況を伺いに行きました。

なんでも、5階の廊下にお菓子のクズやジュースのこぼれた跡が立て続けに起こっていたそうです。

そのため、ビルのオーナーに相談して掲示を張ることになったそうです。

こちらに何の話もなかったのは、それを犯した主がうちの生徒さんとは断定できないからだということでした。

ただ、状況から考えて、うちの生徒さんの可能性が極めて高いことは否めません。

5階の責任者の方は「すぐに掃除していますから気にしていませんから」と仰っては頂けましたが、とても申し訳なく感じ、平謝りをしてきました。

今までは、こうした苦情はなかったため、教室の中をきれいにしていることが、ビル全体も汚してはいけないという雰囲気を生徒さんに与えていると思っていただけに、とても残念でした。

これからは、ちょっとした事があっても、連絡を頂きたいということを5階の責任者の方とビルのオーナーに伝え、何かあったら、すぐに対応していこうと考えています。

夏休みになり、急に増えてくるのが振替のご依頼。

部活動の試合や家族旅行などにより、塾に来れなくなるようです。

ステップアカデミーの場合、振替希望のある場合は全て受けるようにしています。

しかし、一般的に個別指導の場合、経費面と管理面から振替対応が難しいスタイルです。

まず、費用面で言いますと、ご希望通りに振替を受けてしまいますと、経費が膨れ上がり、運営できない事態になりかねませんから、どこかで、規制していくか、それを見越して、授業料を上げなくてはいけません。

ステップアカデミーの場合、他の生徒さんが休んだところに振替希望者をご案内するようにしています。

そのため、第一希望通りの日時になれないこともありますが、振替対応はきっちりとさせて頂いています。

数は力ではないですが、生徒数が増えるに従って、振替のご希望通りの日時ご案内できることも増えてきました。

次に管理面ですが、誰が休み、いつ、どこのコマに振替するかをきちんと把握できていませんと、運営自体ができなくなってしまいます。

そのことを理由に振替対応しない塾もあるようです。

また、生徒数が増えるにしたがって、業務が煩雑になり、その基本的なことが怪しくなってきてしまっては困ります。

ただ、せっかく振替までして勉強したいという意欲があるのに、その芽を潰すようなことはいかがなものかと思っています。

ですので、きちんとした振替対応ができるように、管理面をより充実させていきたいと考えています。

特に夏休みのこの時期は、先ほども触れました通り、振替希望が激増していますので、きちんとした対応を取っていくように注意していきたいと考えています。

今年もまた夏期講習が始まりました。

ステップアカデミーの夏期講習は時間数も学習テーマもすべてオーダーメイドで作成させて頂いています。

その中で、唯一、例外的にパックでご提供しているのが、「勉強し放題コース」です。

実に150コマの他を圧倒した勉強量で、もっとも人気のある受験生専用のコースです。

ステップアカデミーは夏期講習期間中も通常授業はそのままありますので、都立パックを受講していてこのパックも受講する生徒さんは、朝9時から夜9時半まで一日中、教室で勉強することになります。

しかも、お盆休みもありませんので、夏休み中、勉強し通しになります。

大人になった時に、あんなに頑張った時もあったんだなと回顧するような時間を作ってあげたいと考えています。

これだけの時間と集中できる環境を整えていますので、必ず目覚ましい成果となって現れるはずです。

もちろん、一人ひとりのオリジナルに作成したカリキュラムを受講して頂いている生徒さんにも、最高の夏期講習を受講できたと心の底から思って頂けるように最善を尽くしていきます。

この三連休、夏期講習の時間割を作成するため、全て教室に行きました。

去年は、連休前に一人ひとりに時間割を配布できるような状態になっていたのとは大違いです。

その大きな要因は新規の方の問合せや入塾の手続きに関わる時間が大幅に増えたありがたい出来事のためであることに間違いありません。

三連休の初日の土曜日にも、アポがあった入塾の手続きの他にも、電話での入塾のお話がありました。

とてもありがたい反面、案件が多すぎて、きちんと対応できないようなことがあってはなりません。

そういった不測の事態にならないために、三連休を夏期講習の時間割作成にあてました。

しかも、私だけではなく、支援システムSASUKE」というシステムを考案してくださった講師の方にも、電話ヤメールでアドバイスを頂き、とても感謝しています。

その甲斐あって、今週からの夏期講習や新規対応に万全の準備を整えることができました。

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照明をつけたのは良かったのですが、蛍光灯が直接目の前に見えるため明る過ぎるようでした。

どうにか工夫できないか考えた結果、全部の照明に目隠しをすることにしました。

画像が目隠しをつける前とつけた後です。

これでちょうど良い明るさになり、一安心です。

諦めないでとことん考えると、解決策が見つかるものですね。

次から次にお問い合わせを頂き、うれしい悲鳴を上げています。

新規の方にご説明をしている最中に電話でのお問い合わせや体験授業のご希望を頂くことも珍しくなくなってきました。

今更ながら、電話のキャッチフォンのサービスを止めたことは正解でした。

今年の3月もかつてない入塾生を受け入れさせて頂き、やっと認知度が高まってきたと喜んでいました。

その3月と比較しても、今月は、月半ばにして、教室にステップアカデミーの説明をお聞きに来られ、記帳して頂いた方の人数が並びかけています。

いや、資料請求なども含めると、既に3月より多くのお問い合わせを頂いています。

さらに、ご兄弟の入塾やご紹介も多数頂き、先日、増刷したばかりの入塾案内書も足りなくなってきました。

とてもうれしい半面、こういう時こそ、自分に厳しく、一人ひとりの対応に最善を尽くすことが大切であると考えています。

例年ですと、これから月末にかけて問い合わせが増え始める時期ですから、さらに新規ラッシュが加速することも考えられます。

ステップアカデミーにご興味を抱いて頂いた方々のご期待に答えられるように、精一杯対応していきたいと考えています。

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全席に照明をつける工事を今朝から初め、先ほど、完了しました。

この工事はさすがに自分ではできないので、業者の方に頼みました。

これで、かなり長いこと取り組んできたレイアウトも一区切りがつきました。

照明は暗いと感じた生徒さんが自分で明かりをつけられるようになっています。

これで今まで以上に集中して勉強に取り組むことができるようになることを期待しています。

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従来は1台のパソコンでヽ惱システム、入退室メール、生徒管理を行ってきました。

これを先日、学習システム専門のパソコンを設置したことはこのブログでも触れましたが、このたび、生徒管理用のパソコンを購入し、今まで使用していたパソコンを入退室メール専用にすることにしました。

その仕分け作業を昨日の授業終了後、ホームページ制作担当者にお越しいただき、日にちが変わるまで時間をかけて完成して頂きました。

いつもいつも感謝しています。

これでどうにかシステム部門に関して、夏期講習前までにしておきたいと考えていたことを終了させることができました。

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やっと自分が思っていたレイアウトが画像のように完成しました。

新しく作った個別指導用のブースをいかに独立させ、授業に集中できるようにするかが課題でしたが、うまく対応できたと思います。

また、各席に照明をつけるため、パーテーションが固定して動かないようにしなければいけないと考え、できるだけ連結するように工夫しました。

これでレイアウトに関することは一区切りつきました。

今日は数検の実施日です。

いつものとおり、参加者が少なく、その上、欠席者もでてちょっと寂しい教室ですが、受験している生徒さん一人一人は真剣そのものです。

各種検定は生徒さんにとって意欲を引き出す大切なツールだと考え、継続して実施していますが、今ひとつ盛り上がりにかけています。

これは間違いなく、運営者の私の責任ですから、もっと盛り上がるように創意工夫していこうと考えています。

その一方、夏期講習や入塾に対しての問い合わせの勢いは続き、今日も、数検の実施後に2件の説明会のアポを頂いています。

また、説明会後に来週の全席照明をつける工事に向けて教室のパーテーションを組み直し完成させる予定でいます。

今日は塾生の夏期講習の締切日でした。

かなり多くの申し込みを頂きました。

実はこれからが大変なんです。

ステップアカデミーの夏期講習は回数も、日程も、時間も、教科も自由に選べるようにしています。

そのため、頂いた申し込みを整理し、一人一人にオーダーメイドのカリキュラムを渡すことになります。

去年まではすべて手作業でしていたのですが、今年は講師の方が「支援システムSASUKE」というシステムを考案してくださり、だいぶ作業が楽になりそうです。

今日も授業終了後にその打ち合わせをして頂きました。

生徒さん一人一人の期待にお答えできるように精一杯頑張っていきたいと考えています。

7月に入ってから連日のように入塾案内書や夏期講習資料を求めて訪問しに来て下さる方が後を絶ちません。

昨日は授業中にも4件、飛び込みで資料を求めて教室に来て下さいました。

そんな状態のため、資料が不足してきたので、今日は入塾案内書と夏期講習資料を新たに作成していると、その作成中にも飛び込みの来訪者が資料を求めにお越しに来て下さいました。

今のところ、7月の来訪者数のペースは今年最も多くの入塾生があった3月のペースを大幅に上回っています。

去年までの7月の来訪者は10日過ぎから増えてきましたので、これからどうなるか楽しみです。

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毎月の報告書や請求書を月2回封筒に入れてご家庭に配布しています。

この際、従来は封筒に塾名をハンコで一枚づつ押していましたが、更なる業務効率を上げるため、「塾名」と「塾名と請求書在中」が記入された封筒、2パターンを作成しました。

それが今日の画像です。

来月から使用する予定です。

これで、多少なりとも作業時間を短縮することができそうです。

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画像のようにパーテーションの1部を変更しました。

今日の午前中、不要なパーテーションを業者の方に引き取りに来て頂き、昨日から届いていた、新しいパーテーションを組み立て、どうにか面談前に組み立てられました。

これで、全席に照明を取り付けるためのパーテーションが出来上がりました。

だんだんと完成に近づいています。

もう一工夫し、さらに今まで以上に集中して勉強できる環境作りを目指していきます。

先週、今週は三者面談のピークです。

先週末の土曜日は三者面談のために教室に来ましたし、授業終了後の21:30~も毎日入っています。

それでもなかなか、全員のアポは取りきれず、定期考査の遅い高校生へはこれからアポを取らせて頂く方もいます。

三者面談では、こちらからの報告だけではなく、ご家庭からのご意見やご要望をできるだけ取り入れる場にしたいと考えています。

そして、頂いたご意見やご要望はできることはすぐに実行し、すぐにはできないことはその理由を告げ、改善するように努めるようにしています。

貴重なお時間を頂戴して実施させて頂いていますので、実りある場にしていきたいと考えています。

9月から土曜日の授業を実施する予定で動いていますが、私の変わりに土曜日を管理して頂く方に、今日、初めて、個別トレーニングのプリントの入出力を手伝っていただきました。

一番、大変なのは、生徒さんの顔と名前がなかなか一致しないことのようでした。

生徒さんにとっても思いは同じで、教室で管理している人が見知らぬ人だと戸惑ってしまうことになるでしょう。

そうならないために、今のうちから少しずつ教室になじんで頂き、9月以降は生徒さんのとこをよく知って頂き、生徒さんにもよく覚えてもらえるように、場を設けていきたいと考えています。

今日は月初め。

生徒さんたち皆さんに6月の報告書を配布したり、宿題をした数をポイントに加算し、商品券をもらえる権利を得た生徒さんを集計し、発表する日です。

いつもは、月初めといっても、月末が休みだったりなどで、1,2日の余裕があるのですが、今回は昨日まで通常授業があり、ほとんど余裕がありませんでした。

今日は早朝から上記の作業に取り組み、何とか無地、やり遂げることができました。

去年も一昨年も、これ以上生徒さんが増えたら、この一連の作業はできないな、と思っていましたが、工夫すればどうにかできるものです。

これからも、何事も諦めずに、どうやったらできるかを考え、臨んでいくことにします。

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